Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 23.06.2026/Pykälä 150

Khall 23.06.2026 § 150  

469/02.08.00/2026  

Valmistelija Kaupunginjohtaja Juhana Juntunen, puh. 044 725 5222

Kuhmon kaupunki hankkii talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut nykyisin Monetra Oulu Oy:ltä sidosyksikköhankintana eli kyseessä on in house -yhtiö. Palvelukokonaisuuteen kuuluvat muun muassa palkanlaskenta, kirjanpito, ostolaskujen käsittely, ostoreskontra, myyntilaskutus, myyntireskontra sekä muut talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut. Palvelut ovat kunnan toiminnan kannalta kriittisiä, koska ne liittyvät muun muassa henkilöstön palkanmaksuun, kirjanpidon lakisääteiseen järjestämiseen, maksuliikenteeseen, talouden raportointiin ja kunnan päivittäisen hallinnon jatkuvuuteen.

Kuhmon kaupunki on hankkinut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Monetra Oulu Oy:ltä 1.1.2020 alkaen. Kuhmon kaupunki omistaa Monetra Oulu Oy:stä yhden osakkeen.

Eduskunta hyväksyi 10.6.2026 hankintalain muutoksen, jonka mukaan hankintayksiköllä tulee jatkossa olla sidosyksiköstä vähintään 10 prosentin omistusosuus. Kuhmon kaupungin omistusosuus Monetra Oulu Oy:stä jää alle hyväksytyn vähimmäisomistusvaatimuksen, minkä vuoksi kunta ei voi jatkaa nykyisen kaltaista talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankintaa Monetra Oulu Oy:stä sidosyksikköhankintana siirtymäajan päättymisen jälkeen.

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen järjestämisessä kunnalla on käytännössä kolme vaihtoehtoa:

1) palvelujen järjestäminen omana toimintana,

2) palvelujen järjestäminen uuden sidosyksikkörakenteen kautta tai

3) palvelujen hankkiminen markkinoilta kilpailutuksen perusteella.

Palvelujen järjestäminen omana toimintana edellyttäisi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien hankintaa ja käyttöönottoa sekä riittävän asiantuntijahenkilöstön rekrytointia. Vaihtoehto sisältäisi merkittäviä käyttöönotto-, kustannus- ja henkilöstöriskejä. Erityisesti pienemmän kunnan näkökulmasta talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden saatavuus on rajallista ja oman organisaation rakentaminen lyhyessä ajassa lisäisi palvelujen jatkuvuuteen liittyvää riskiä.

Uuden sidosyksikkörakenteen muodostaminen edellyttäisi, että Kuhmon kaupungin omistusosuus palveluja tuottavasta yhtiöstä olisi vähintään 10 prosenttia. Tämä rajaisi mahdollisten omistajien määrää ja heikentäisi nykyisestä laajasta yhteistoiminnasta saatavia mittakaavaetuja. Vaihtoehto ei tässä vaiheessa turvaa yhtä hallitusti palvelujen jatkuvuutta kuin yhteiskilpailutukseen osallistuminen.

Markkinaehtoiseen yhteishankintaan osallistuminen on Kuhmon kaupungin kannalta tarkoituksenmukaisin vaihtoehto. Yhteishankinnassa voidaan hyödyntää usean pienosakkaan yhteistä hankintavolyymia, Monetran valmistelutyötä ja yhteisiä hankinta-asiakirjoja. Tämä vähentää yksittäisen kunnan valmistelutyötä ja parantaa edellytyksiä saada palvelukokonaisuudesta toimiva ja kustannuksiltaan ennakoitava ratkaisu. Kuhmon kaltaiselle harvaan asutun alueen kunnalle on erityisen tärkeää, että palveluntuottajalla on riittävä kyky tuottaa julkisen sektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut luotettavasti, jatkuvasti ja kunnan erityispiirteet huomioon ottaen.

Monetra-konserni on valmistellut pienosakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden yhteishankintaa. Monetra Oulu Oy toimii hankinnassa yhteishankintayksikkönä. Yhteishankintayksikkö vastaa hankintaprosessin läpiviennistä, hankinta-asiakirjojen laatimisesta, tarjousten vertailusta, hankintapäätöksen tekemisestä sekä tarvittaessa hankintamenettelyä koskevasta muutoksenhausta.

Kuhmon kaupungin hallintosäännön 72.1 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää hallinnon ja toimialojen yhteisistä hankinnoista, kun hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden ratkaisuvallan rajat. Valiokunnat päättävät omista hankinnoistaan. Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen arvioitu arvo on noin 300 000–350 000 euroa vuodessa, perustuen viime vuosien toteutuneisiin kustannuksiin. Hankinta koskee kaupungin hallinnon ja toimialojen yhteistä tukipalvelukokonaisuutta.

Hankinta toteutettaisiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Menettely on perusteltu, koska hankinnan kohde on laaja ja siihen liittyy palvelujen jatkuvuuden, aikataulun, sopimusehtojen, järjestelmien ja mahdollisen liiketoimintasiirron näkökulmasta neuvoteltavia kokonaisuuksia. Hankinnan tavoitteena on hankkia pienosakkaille kokonaispalvelu, joka kattaa tilaajien tarpeiden mukaiset talous- ja henkilöstöpalvelut sekä niiden tuottamiseen tarvittavat keskeiset järjestelmät ja tukipalvelut.

Hankinnan tavoitteena on kilpailuttaa yksi palveluntuottaja. Yhden palvelukokonaisuuden kilpailuttamisella tavoitellaan volyymihyötyjä, palvelujen yhtenäisyyttä, selkeää vastuunjakoa ja kustannusten ennakoitavuutta. Tilaajakohtaiset tarpeet huomioidaan hankinta-asiakirjoissa, vaatimusmäärittelyissä ja hinnoittelussa siten, että kukin tilaaja hankkii ja maksaa omien palvelutarpeidensa mukaisesta kokonaisuudesta.

Osana hankintaa on tarkoitus toteuttaa liiketoimintasiirto, jolla turvataan palvelutuotannon osaamisen siirtyminen uudelle palveluntuottajalle. Liiketoimintasiirron kohteena ovat alustavasti pienosakkaille palveluita tuottava henkilöstö sekä palvelutuotannon järjestelmät siltä osin kuin niiden siirtäminen on mahdollista. Tällä siirrolla ei ole vaikutuksia Kuhmon kaupungin henkilöstöön. Tavoitteena on, että palvelujen siirtyminen uudelle palveluntuottajalle toteutetaan hallitusti hankintalain siirtymäajan puitteissa siten, että uusi palveluntuottaja aloittaa palvelujen tuottamisen 1.7.2027 alkaen.

Hankintapäätöksen lainvoimaistuttua tilaajat solmivat hankintasopimukset valitun palveluntuottajan kanssa hankinta-asiakirjoihin kuuluvien sopimusluonnosten pohjalta. Hankintasopimusten solmimisen jälkeen tilaajat, palveluntuottaja ja Monetra sopivat yhteistyössä palvelujen siirtymisen tarkemmasta aikataulusta ja toteutuksesta.

Monetra Oulu Oy perii palveluntuottajalta tilaajien palvelumaksuihin perustuvaa provisiota määräaikaisesti, kunnes Monetra-konsernin yhteishankinnan järjestämisestä aiheutuneet kustannukset on katettu. Provisiomallin perusteella tilaajille ei aiheudu yhteishankinnan järjestämisestä erillisiä suoria kustannuksia.

Kuhmon kaupungin kannalta yhteishankintaan osallistuminen turvaa parhaiten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen jatkuvuuden, vähentää yksin toteutettavan kilpailutuksen riskejä ja mahdollistaa palvelujen hankkimisen hankintalain vaatimusten mukaisesti siirtymäajan päättymisen jälkeen.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Juntunen Juhana

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää
1)  merkitä tiedoksi hankintalain muutoksen vaikutukset Kuhmon kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen järjestämiseen;
2)  hyväksyä Kuhmon kaupungin osallistumisen Monetra Oulu Oy:n toteuttamaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen yhteishankintaan;
3)  valtuuttaa kaupunginjohtajan antamaan kunnan sitoutumisen yhteishankintaan sekä allekirjoittamaan osallistumista koskevat asiakirjat, sisältäen hankittavan palvelupaketin laajuuden; ja
4) todeta, että hankintasopimus kilpailutuksen perusteella valitun palveluntuottajan kanssa tehdään hankintapäätöksen saatua lainvoiman hankinta-asiakirjojen mukaisesti.
5) valtuuttaa kaupunginjohtajan irtisanomaan nykyisen TAHE-palveluiden sopimuksen Monetra Oulu Oy:n  kanssa.

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.