Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 02.10.2023/Pykälä 242

Khall 25.04.2023 § 122 

Valmistelijat Vt. kaupunginjohtaja Juhana Juntunen puh. 044 725 5222

 ja hallinnon erityisasiantuntija Eija Jansson puh. 044 725 5223

Kainuun hyvinvointialue on toimittanut 30.3.2023 Kuhmon kaupungille seuraavan sähköpostiviestin:

"Arvoisa vastaanottaja,

Kainuun hyvinvointialueen aluehallitus päätti 27.3.2023 kokouksessa Ateria- ja puhtaanapitopalveluiden tuottamisesta Kainuun hyvinvointialueella.

Aluehallituksen päätöksen mukaisesti Kainuun kunnille esitetään kutsu lähteä mukaan yhteiskilpailutukseen.

Hyvinvointialue hakee kilpailuttamiseen asiantuntijan, jonka tuella yhdessä mukaan lähtevien kuntien kanssa määritellään kilpailutuksen kohde, tapa sekä reunaehdot. Ateriapalveluiden ja puhtaanapidon mahdollinen yhteiskilpailutus ratkaistaan tarjouspyynnön laadintavaiheessa yhdessä kuntien kanssa. Kilpailutusta ja tarjouspyynnön laadintaa varten perustetaan työryhmä, johon kunnat voivat nimetä edustajan. Kotipalveluateriat kilpailutetaan aluehallituksen päätöksen mukaisesti erikseen. Kilpailutukseen tulee ehto, jossa varataan mahdollisuus hylätä tarjoukset. Kunnat voivat myöhäisemmässä vaiheessa päättää, ovatko mukana kilpailutuksessa vai eivät.

Pyydämme kuntia ilmoittamaan halukkuutensa lähteä mukaan yhteiskilpailutukseen toimialuejohtaja Timo Haloselle (timo.halonen@kainuu.fi) 27.4.2023 mennessä."

Asian aikaisempi käsittely kaupunginhallituksessa ilmenee seuraavasta linkistä: https://kuhmo10.oncloudos.com/cgi/DREQUEST.PHP?page=meetingitem&id=2023356-3

Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä on tehnyt aikaisemmin useita selvityksiä ateria- ja puhtaanapitopalvelujen tuottamisesta. Selvitykset ovat olleet osaselvityksiä, kokonaisuudessaan Kainuun alueen ateria- ja puhtaanapitopalveluiden vaihtoehtoja ei selvitetty. Selvitykset eivät ole johtaneet päätöksentekoon.

Vuoden 2022 aikana selvitettiin InHouse-yhtiön perustamista yhdessä Kainuun kuntien kanssa. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä perusti yhtiön, mutta sen toimintaa ei ole käynnistetty eikä osakeantia kunnille ole tehty. Kolme kuntaa ilmaisi kiinnostuksensa mukaan lähtöön. Kuhmon kaupunki on ollut kiinnostunut lähtemään mukaan yhteiseen InHouse yhtiöön, jonka valmistelu aloitettiin 2022.

Kainuun hyvinvointialueen toimeksiannosta Damico Oy teki kokonaisselvityksen Kainuun hyvinvointialueen ateria- ja puhtaanapidon järjestelyistä. Selvitys tehtiin tammikuussa 2023.

Tammikuussa Kainuun hyvinvointialue teki suorahankintailmoituksen palvelujen hankkimisesta ilman kilpailutusta eräiltä kunnallisilta toimijoilta elokuun 2023 loppuun saakka. Suorahankintailmoitus koskee myös Kuhmon kaupunkia.

"Damico Oy suosittaa Kainuun hyvinvointialueen ateria- ja puhtaanapidon ratkaisuksi seuraavaa:

"Kuhmon kaupunki, Hyrynsalmen kunta ja Suomussalmen kunta yhteiskilpailuttavat ko. tukipalvelut yhdessä Kainuun hyvinvointialueen kanssa. Paltamon ja Sotkamon kuntien alueelta mukaan kilpailutukseen otetaan tällä tietoa vain soteosuus. Puolangan ja Ristijärven kunnat pääsevät halutessaan mukaan kilpailutukseen. Näin ne säästyvät oman kilpailuttamisen vaivalta ja saavat todennäköisesti paremmat ostohinnat kuin erikseen pienellä volyymilla kilpailutettaessa. Näiden kuntien alueella palvelut voidaan siirtää uuteen sopimukseen voimassa olevien sopimusten päättyessä, mikä helpottaa sopimuksen haltuunottoa.

Kotiateriapalvelu kilpailutetaan edellistä lyhyemmällä sopimuksella erikseen. Damico Oy ei kuitenkaan ota tiukasti kantaa seuraaviin asioihin: Kilpailutetaanko ruoka- ja puhtauspalvelut yhdessä."

Damico Oy:n selvitys on esitelty kunnille 24.2.2023 ja asiasta on järjestetty keskustelutilaisuus 15.3.2023.

Kainuun hyvinvointialueen aluehallitus on kokouksessaan 27.3.2023 § 97 päättänyt, että ateria- ja puhtauspalvelujen tuottaminen Kainuun hyvinvointialueella järjestetään Damico Oy:n suosituksen mukaisesti. Ateria- ja puhtauspalvelujen tuottajaksi haetaan ulkopuolinen toimija. Lisäksi aluehallitus päätti esittää Kainuun kunnille kutsun lähteä mukaan ateria- ja puhtauspalvelujen yhteiskilpailutukseen.

Kotiateriapalvelut kilpailutetaan erikseen. Tarjouspyyntövaiheessa selvitetään se,

kilpailutetaanko ruoka- ja puhtauspalvelut yhdessä ja sisällytetäänkö Kajaaniin keskussairaalan alueelle tarvittava tuotantotila osaksi palvelusopimusta.

Ateria- ja puhtaanapitopalveluiden järjestämisen ohjausryhmä pidettiin 19.4. Kainuun hyvinvointialueen toimialajohtaja Timo Halonen totesi palaverissa seuraavaa:

-          kilpailutuksen ehdot määritellään asiantuntijan avulla toukokuun aikana ja kilpailutus pyritään saamaan käyntiin kesäkuun alusta

-          suorahankintaa joudutaan jatkamaan kunnilta todennäköisesti vuoden loppuun. Nyt suorahankintapäätökset on tehty elokuun loppuun saakka.

-          kotipalveluateriat kilpailutetaan erikseen. Se kilpailutetaanko puhtaanapito ja ateriapalvelut yhdessä vai erikseen, päätetään toukokuun aikana, kun kilpailutusehtoja määritellään

-          niistä kunnista, jotka nyt tekevät alustavan päätöksen olla mukana yhteiskilpailutuksessa, kutsutaan edustus määrittämään kilpailutuksen periaatteita ja ehtoja

-          kunnat voivat vielä ennen kilpailutuksen aloittamista tehdä lopullisen päätöksen, ovatko mukana kilpailutuksessa vai eivät.

Kevättalven 2023 kuluessa henkilöstön edustajien kanssa on pidetty säännölliset palaverit asian etenemiseen liittyen. Viimeisin yt-palaveri pääluottamusmiesten kanssa on pidetty 20.4.2023. Pääluottamusmiehet Tarja Heikkinen ja Anja Heikura eivät hyväksy mitään ulkoistamisia asiaan liittyen ja jättivät ao. palaverissa eriävän mielipiteen. Henkilöstöä on tiedotettu säännöllisesti myös asian etenemisestä.

Esittelijä vt. kaupunginjohtaja Juntunen Juhana

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää, että Kuhmon kaupunki osallistuu Kainuun ateria- ja puhtaanapitopalveluiden kilpailutuksen periaatteiden ja ehtojen määrittämiseen. Lopullinen päätös kilpailutukseen osallistumisesta tehdään ennen kilpailutuksen aloittamista sitten, kun periaatteiden ja ehtojen määritys on tehty.

Päätöksen perusteluna on se, että ateria- ja puhtauspalvelujen työpaikat sekä ateriatuotanto halutaan säilyttää Kuhmossa.

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi vt. kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.

Merkitään, että Heikki Huotari ilmoitti esteellisyytensä tämän asian käsittelyyn hallintolain 28.5 §:n perusteella. Huotari poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi.

Merkitään, että Eija Komulainen toimi puheenjohtajana tämän asian käsittelyn ajan. Eija Jansson oli asiantuntijana läsnä tämän asian käsittelyn ajan.

Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastettiin kokouksessa.

Khall 27.06.2023 § 174 

Valmistelijat hallinnon erityisasiantuntija Eija Jansson puh. 044 725 5223 ja

 kaupunginjohtaja Juhana Juntunen puh. 044 725 5222

Kaupunginhallitus teki 25.4.2023 § 122 päätöksen osallistua Kainuun ateria- ja puhtaanapitopalveluiden kilpailutuksen periaatteiden ja ehtojen määrittämiseen niin, että lopullinen päätös kilpailutukseen osallistumisesta tehdään myöhemmässä vaiheessa. Kainuun hyvinvointialue, Kuhmon kaupunki sekä Ristijärven ja Hyrynsalmen kunnat ovat Damico Oy:n konsultoimana työstäneet ateria- ja puhtaanapitopalveluiden palvelukuvauksia sekä muita kilpailutukseen liittyviä asiakirjoja. Työtä on tehty operatiivisessa ryhmässä ja ohjausryhmässä, joissa molemmissa on ollut Kuhmon edustus.

Lopullinen päätös kilpailutuksessa mukana olemisesta tulee tehdä kesäkuun loppuun mennessä niin, että kilpailutusasiakirjat pystytään viimeistelemään heinäkuun aikana. Kilpailutus on tarkoitus julkaista Hilmassa 1.8. Kilpailutuksessa vaadittava laatu kuvataan tarkkaan palvelukuvauksissa. Palveluntuottajan tulee pystyä täyttämään kuvattu laatu. Päätös palveluntuottajan valinnasta tehdään hinnan perusteella. Palvelun laatua tarkkaillaan palveluntuottajan omavalvonnan ja raportointivelvollisuuden sekä palveluntuottajan ja tilaajan yhteisesti tekemien katselmuksien avulla. Sopimuksiin kirjataan selvät ja riittävät irtisanomis- ja sanktiopykälät. Asiakastyytyväisyyttä velvoitetaan mittaamaan säännöllisesti.

Kilpailutuksessa mahdollisimman tarkat tilaaja- ja kohdekohtaiset hinnat pyydetään vuodelle 2024. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- ja laskutuslisiä. Hinnoittelujakso on kalenterivuosi. Ensimmäinen muutosehdotus voidaan tehdä syyskuussa 2024. Mahdollisen hinnankorotusehdotuksen tulee sisältää tarkat kohde- ja tuoteryhmäkohtaiset laskelmat todistettavien kustannusmuutosten hintavaikutuksista. Palveluntuottajan tulee pyrkiä hakemaan kokonaiskustannuksia karsivia, laadukkaita synergiaa tuottavia palveluratkaisuja yhdessä tilaajan kanssa. Palveluntuottajan tulee esittää myös hinnankorotustarpeen eliminoivia vaihtoehtoisia tuote- ja palveluratkaisuja. Ehdotetut ja toteutettavat säästöt eivät saa huonontaa tuotteiden turvallisuutta tai ruuan ravitsemuksellista laatua.

Ateria- ja puhtaanapitopalvelut on tarkoituksenmukaista kilpailuttaa kokonaisuutena. Etenkin pienemmissä kunnissa prosessia on helpompi ohjata ja synergiaa saada, kun palvelu tuotetaan saman työnantajan toimesta.

Päätös kilpailutusasiassa tehdään niin, että sopimukset pystytään allekirjoittamaan marraskuun alussa, jonka jälkeen alkaa kolmen kuukauden haltuunottovaihe. Palvelun tulisi siirtyä valitulle toimijalle 1.2.2024 alkaen. Haltuunottovaiheen ajan ja muutaman kuukauden ajan sen päätyttyä palveluntuottajan ja tilaajien henkilöstöstä muodostetaan ohjausryhmä ja operatiivinen ryhmä, jotka yhteistoimin myötävaikuttavat ja ohjaavat toiminnan siirron onnistumista.

Ensimmäinen sopimuskausi tulee olemaan 5 + 2 + 2 vuotta.

Kuhmon kaupungille on tärkeää säilyttää työpaikat Kuhmossa ja hyödyntää Tuupalan keskuskeittiön kapasiteetti. Kilpailutuksen jälkeen henkilöstö siirtyy liikkeenluovutuksella palveluntuottajalle ja omien aterioiden lisäksi sote-aterioiden valmistus säilyy Kuhmossa. Liikkeenluovutuksessa työsuhde-edut säilyvät nyt voimassa olevan TES-kauden loppuun saakka. Henkilöstöedut (muistamiset jne.) määräytyvät palveluntuottajan käytännön mukaisesti. Palveluntuottajan edellytetään etenkin ensimmäisen toimintavuoden aikana seuraavan henkilöstön työtyytyväisyyttä ja esittelevän tulokset tilaajalle.

Palvelun laatua varmistavat palvelukuvaukset, joita palveluntuottajan tulee noudattaa.

Liikkeenluovutuksessa pienkäyttöomaisuus siirtyy palveluntuottajalle. Isommat (kiinteät) keittiökoneistot jäävät Kuhmon kaupungin omistukseen ja Kuhmo vastaa niiden uusimisinvestoinneista. Investoinnit niiden osalta tehdään Kuhmon päätöksellä. Palveluntuottajan tulee toiminnallaan ja yhteistyössä tilaajan kanssa pyrkiä minimoimaan investointitarvetta. Muilta osin palveluntuottaja vastaa mm. omiin prosessimuutoksiinsa liittyvistä investoinneista.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Juntunen Juhana

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää, että Kuhmon kaupunki on mukana Kainuun ateria- ja puhtaanapitopalveluiden yhteiskilpailutuksessa yhdessä Kainuun hyvinvointialueen ja muiden mukaan tulevien kuntien kanssa.               

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.

Kokouksen tilapäiseksi puheenjohtajaksi tämän käsittelyn ajaksi valittiin yksimielisesti Minna Karjalainen.

Merkitään, että Heikki Huotari ilmoitti esteellisyytensä tämän asian kohdalla hallintolain 28.5 §:n perusteella. Huotari poistui kokoustilasta asian käsittelyn ajaksi.

Merkitään, että Matti Pääkkönen oli läsnä Heikki Huotarin varajäsenenä tämän asian käsittelyn ajan.

Khall 02.10.2023 § 242  

217/02.08.00/2023  

Valmistelijat hallinnon erityisasiantuntija Eija Jansson puh. 044 725 5223 ja

 kaupunginjohtaja Juhana Juntunen puh. 044 725 5222

Kuhmon kaupunginhallitus on 27.6.2023 § 174 päättänyt seuraavaa:

-          Kuhmon kaupunki on mukana Kainuun ateria- ja puhtaanapitopalveluiden yhteiskilpailutuksessa yhdessä Kainuun hyvinvointialueen ja muiden mukaan tulevien kuntien kanssa.

Tarjousten jättöaika päättyi 26.9.2023.

Hankintaa valmistellut ohjausryhmä antaa päätösesityksensä 28.9.2023. Hankintapäätökset tulee kaikissa hankintayksiköissä tehdä 2.10.2023, jotta toiminta kyetään aloittamaan suunnitellussa aikataulussa 1.2.2024 alkaen.

Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, jossa hankintayksikkö Kuhmon kaupunki luovuttaa ateria- ja puhtauspalveluhenkilöstönsä tämän tarjouskilpailun myötä valittavan yrityksen palvelukseen.

Perustelut:

Kuhmon kaupunginhallitus teki 25.4.2023 § 122 päätöksen olla mukana työssä, jolla määritettiin Kainuun hyvinvointialueen, Hyrynsalmen ja Ristijärven kuntien sekä Kuhmon kaupungin ateria- ja puhtaanapitopalveluiden yhteishankinnan kilpailutusehdot. Kilpailutuksen ulkopuolelle jäi Kainuun hyvinvointialueen päätöksellä kotipalveluateriat, jotka hyvinvointialue kilpailuttaa erikseen. Lopullisen päätöksen kilpailutuksessa mukana olosta kaupunginhallitus teki 27.6.2023 § 174. Kilpailutusta on valmisteltu ja valvottu ohjausryhmässä, jossa on ollut edustus kaikista hankintayksiköistä. Ohjausryhmässä on päätetty:

-          kilpailuttaa ateria- ja puhtaanapitopalvelut yhdessä niin, että valituksi tulee yksi palveluntuottaja tai palveluntuottajien ryhmittymä

-          määrittää kilpailutukseen palveluntuottajan valintaperusteeksi hinta. Palvelun laatu on tarkoin määritetty palvelukuvauksissa, joita palveluntuottajan tulee pystyä noudattamaan

-          aikataulusta, jonka mukaan uusi palveluntuottaja aloittaa palvelutuotannon alkaen 1.2.2024

-          määrittää ensimmäisen sopimuskauden pituudeksi 5 vuotta + 2 optiovuotta

Tarjouspyyntö julkaistiin 8.8.2023. Ennen tarjouksen jättämistä hankintayksiköiden toimipaikkoihin tutustui kolme eri yritystä tai palveluntuottajien ryhmittymää. Määräaikaan 26.9.2023 mennessä tarjouksen jättivät Fodbar Oy sekä SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostama ryhmittymä. Vireko Oy on Attendon     100 %:nen tytäryhtiö.

Molemmat tarjoukset täyttivät laadun osalta asetetut minimivaatimukset ja olivat tarjouspyynnön mukaisia. Myöskään mitään syytä kilpailutuksen keskeyttämiseen ei ole. Tästä syystä kilpailutuksen ratkaisee hinta. Hintavertailuun otetaan mukaan molemmat jätetyt tarjoukset.

SOL-Vireko -ryhmittymän tarjouksen kokonaishinta koko hankintaryhmittymän osalta on 11.570.407,05 euroa/vuosi ja Fodbar Oy:n tarjous 15.416.945,22 euroa/vuosi. Kuhmon kaupungin osalta SOL-Vireko ryhmittymän tarjous on 1.258.989,27euroa/vuosi ja Fodbar Oy:n tarjous 1.451.209,65 euroa/vuosi. SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostaman ryhmittymä esitti tarjouspyynnössä tarkasti esitettyjen laatumääräysten pohjalta tarjouksen, joka oli hinnaltaan halvin.

Hankintaan osallistuneet yksiköt tekevät omat keskenään samansisältöiset hankintapäätökset ja allekirjoittavat kukin oman hankintasopimuksen valituksi tulevan palveluntuottajan kanssa. Sopimukset tehdään loka-marraskuun vaihteessa, jonka jälkeen alkaa kolme kuukautta kestävä haltuunottokausi. Ateria- ja puhtaanapidon toiminnot siirtyvät valitun palveluntuottajan haltuun 1.2.2024 alkaen. Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutuksella palveluntuottajalle.

Hankintayhteistyössä mukana olevat hankintayksiköt, Kainuun hyvinvointialue, Hyrynsalmen kunta, Ristijärven kunta sekä Kuhmon kaupunki tekevät keskenään hankintayhteistyösopimuksen.

Ateria- ja puhtaanapitopalveluiden kilpailutusta valmistellut ja ohjannut ohjausryhmä kokoontui 26.9.2023. Ohjausryhmä esittää Kainuun hyvinvointialueen aluehallitukselle, Hyrynsalmen ja Ristijärven kuntien ja Kuhmon kaupungin hallituksille, että hankintayhteistyössä mukana olleet hankintayksiköt hyväksyvät SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostaman ryhmittymän tarjouksen.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Juntunen Juhana

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostaman ryhmittymän jättämän tarjouksen Kuhmon kaupungin ateria- ja puhtaanapitopalveluista. Kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen.

 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan Kainuun hyvinvointialueen, Hyrynsalmen ja Ristijärven kuntien sekä Kuhmon kaupungin kesken tehtävän hankintayhteistyösopimuksen ja valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sen kaupungin puolesta.

 Merkitään, että Heikki Huotari ja Marika Tuomela ilmoittivat olevansa esteellisiä hallintolain 28.5 §:n perusteella ja poistuivat kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Merkitään, että tämän asian kohdalla oli läsnä varajäsen Matti Pääkkönen Heikki Huotarin varajäsenenä.

 Merkitään, että puheenjohtajana tämän pykälän osalta toimi Tuomas Huotari.

 Hallinnon erityisasiantuntija Eija Jansson esitteli hankintaa.

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.