Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 21.12.2022/Pykälä 351

Khall 22.12.2020 § 326 

Valmistelija Hallintojohtaja Juhana Juntunen puh. 044 725 5222

Kuhmon kaupunki ja Kainuun kunnat ovat irtisanoneet Kainuun SOTE:n tietohallintopalvelut päättymään 31.12.2020. ICT-laitteiden osalta Kainuun SOTE:n tietohallinto on hoitanut laitteiden hallinnoinnin kokonaiskäsittelynä. Kokonaiskäsittely tarkoittaa sitä kokonaisuutta, jota Kainuun sote on Kuhmon kaupungille palveluna tuottanut: päättymistapojen valinnat, uusien työasemien tilaukset + asennukset + käyttöönotot ja palautuvien kuljetustilaukset sekä varastoinnit.

ICT-laitteet ovat olleet Kainuun SOTE:n tietohallinnon leasingsopimuksissa, mutta kaupunki on tehnyt oman rahoitus-/laskutussopimuksen 3StepIT:n kanssa vuonna 2015, jolloin laskutus on tullut suoraan kaupungille. Kainuun SOTE:n tietohallinto on hoitanut ICT-laitteiden ylläpidon ja elinkaaren vaatimat toimenpiteet kaupungin kanssa yhteistyössä. Tässä sopimuksessa on yhden kuukauden irtisanomisaika.

Jatkossa ICT-laitteiden leasingvuokraus + ICT-laitteiden elinkaaren hallinta on valittava joko 3StepIT TAI Atea Financen kautta. Pelkkä rahoitusleasing ei ole mahdollinen, elinkaarenhallinta on oltava mukana, koska ICT-laitteiden osalta laitteiden tietoturvallinen poistaminen on ehdoton vaatimus ja kaupungilla ei ole hallinnon puolella omaa ICT-tukihenkilöä. Tarve on kokonaispalvelulle.

Elinkaarenhallintapalvelu sisältää hankintaan, laitteiden käytönaikaiseen hallintaan ja laitteen tietoturvalliseen poistoon liittyvät palvelut pakkaamisineen sekä keskitetyn laiterekisterin.

Vertailussa huomioitavaa:

Vertailussa 3StepIT on kokonaistaloudellisesti edullisempi vaihtoehto. Perusteluna ovat seuraavat seikat:

-     Pakkaus- ja noutopalvelu

o       Sisältyy vuokrakertoimeen 4 noutoa per kvartaali ja pakkauksen noutopaikassa

?         Oma kustanteinen palautus pääkaupunkiseudulle tai maksullinen noutopalvelu maksaa Kuhmon kaupungille vähintään 960 -  2 000+ € per vuosi riippuen noutojen määrästä (12 kk) (80 € noutokerta).

?         Pakkausmateriaalit ja pakkauspalvelu maksaa erikseen tilattuna kuljetusyhtiöltä noin 100 € - 200 € per nouto

-     Jatkovuokra

o       1 / 4 3StepIT vs. 1 / 3 Atea

?         900 € kannettavan kuukausivuokra on noin 19,2 €

?         1 / 4 = 4,8 € vs 1 / 3 = 6,4 € à + 1,6 € per laite / kk

?         Kuhmon kaupunki on tehnyt yhteensä 821 jatkovuokrausta vuosien 2018 - 2020 aikana joista jokainen on ollut vähintään 3 kk jatkovuokrauksella

?         Vuodessa tämä tarkoittaa noin 1 313,6 € kustannusta

-     Kvartaalimalli vs kuukausimalli

o       3stepIT:n kvartaali malli antaa Kuhmon kaupungille joustoa enintään 5 kk verran veloituksetta valmistautua laitevaihtoihin

?         Tämä vapauttaa työaikaa joka muuten menisi kuukausittaisiin laitevaihtoihin

-     Hyväksytään luonnolliset kulumat sekä 5% jousto rikkinäisille laitteille

Tieran omistajana Kuhmon kaupunki on oikeutettu ilman kilpailutusta valitsemaan Tiera-rahoituksen (Atea Finance). Kaupunki on oikeutettu myös liittymään KL-Kuntahankintojen (3StepIT) kilpailuttamaan puitesopimukseen ICT-laitteiden elinkaarenhallinnan palveluista sekä leasingrahoituksesta. Kiinnostus KL-Kuntahankintojen järjestämään kilpailutukseen ilmoitettiin vuonna 2018, joten Kuhmon kaupungilla on mahdollisuus jälkikäteen liittyä myös KL-Kuntahankintojen sopimukseen.

Verkkolaitteiden osalta Atea Financen kanssa on joka tapauksessa tehtävä sopimus. Verkkolaitteita tilataan harvoin.

Kuhmon kaupunki on saanut vertailun tueksi kokonaisvuokrakustannukset myös ilman pakkaamisia, jolloin palveluiden hinnat ovat vertailukelpoisia.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Määttä Tytti

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää valita ICT-laitteiden rahoitusyhtiöksi sekä elinkaarenhallintapalveluiden tuottajaksi 3StepIT:n. Perusteluna on se, että 3StepIT:n palvelu on kokonaistaloudellisesti edullisin. Myös laiterekisterin käyttö on helpompaa.

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.

Khall 21.12.2022 § 351  

569/07.00.00.00/2020  

Valmistelija Hallintojohtaja Juhana Juntunen puh. 044 725 5222

Leasingpalvelut 2023-2024 (2026) -puitejärjestelykilpailutuksen hankintapäätöksestä tehtiin hankintaoikaisuvaatimus ja valitus markkinaoikeuteen. Hansel on keskeyttänyt hankintamenettelyn ja kilpailuttaa Leasingpalvelut 2023-2024 (2026) -puitejärjestelyn uudelleen. Tavoitteena on saada uusi puitejärjestely asiakkaiden käyttöön mahdollisimman pian. Kuhmon kaupunki on mukana puitesopimusjärjestelykilpailutuksessa.

Perusteltua on odottaa em. kilpailutuksen lopputulos ja tehdä päätös Atea Finacen ja Hanselin kilpailutuksen puitejärjestelyn voittajan välillä, kun kilpailutuksen lopputulos on selvillä. Sitä ennen kaupunginhallitukselle esitetään suorahankintasopimuksen tekemistä nykyisen toimittajan eli 3StepIT:n kanssa. Perusteluna on se, että noin lyhyelle ajalle ei kannata omaa kilpailutusta tehdä, laiterekisteri säilyy ennallaan ja omalla kilpailutuksella tuskin hinnat halpenevat.

3StepIT ehdot hintoineen ovat samat kuin kaudella 2018 - 2022. Puitesopimus 3StepIT:n kanssa päättyy 20.12.2022., jonka jälkeen laitteita ei voida tilata 3StepIT:n kanssa ilma suorahankintasopimusta. 

Järjestely on voimassa toistaiseksi suorahankintasopimuksena välttämättömän ajan. Palvelusopimus voidaan suorahankintakaudella irtisanoa milloin tahansa päättymään irtisanomista seuraavan kuukauden lopussa. Asiassa on olemassa perusteet kiireelliseen suorahankintaan, koska hankintayksikkö ei voi olla ilman palvelua. Kaudelle Q1 kohdentuu n. 31 laitevaihtoa, joita ei voida viivästyttää, jotta laitekanta on ajan tasalla ja käytettävissä. Laitevaihtoja on tehtävä jo tammikuun alussa ja niitä ei voida lykätä.

Hankintalain 40 §:n 2. mom. 4. kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Hanselin puitesopimusjärjestelyn kilpailutuksen uudelleen järjestäminen johtui hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Määttä Tytti

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää tehdä suorahankintasopimuksen ICT-laitteiden leasingpalveluista, ICT-laitteiden rahoitusyhtiö- sekä elinkaarenhallintapalveluiden tuottamisesta 3StepIT:n kanssa siihen saakka kunnes em. Hanselin puitesopimusjärjestelykilpailutus on ratkennut.

Palvelun tuleva tuottaja valitaan Atea Finace Oy:n sekä Hanselin em. kilpailutuksen voittajan välillä myöhemmin.

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.