Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.11.2022/Pykälä 294

Khall 08.11.2022 § 294  

688/00.02.01/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Juhana Juntunen puh. 044 725 5222.

Kuhmon mökkiläistoimikunta on pitänyt ideariihen syyskuussa 2022 Kuhmon mökkiläistoimikunnan toiminnan kehittämiseksi. Yhdeksi eniten kannatusta saaneeksi ideaksi nousi mökkiläisrekisterin perustaminen Utajärven kunnan tapaan. Mökkiläisrekisterin avulla Kuhmon mökkiläisille on mahdollista toimittaa sähköinen uutiskirje kustannustehokkaasti.

Mökkiläiskirje lähetetään vuosittain kaikille vapaa-ajan asukkaille, joiden osoite on kaupungin tiedossa. Mökkiläinen voi vapaaehtoisesti ilmoittaa sähköpostiosoitteen jakelua varten, tai ilmoittaa ettei halua kirjettä.

Kaupungin lähettämällä mökkiläiskirjeellä halutaan sekä tiedottaa mökkiläisille kaupungin palveluista, että innostaa mökkiläisiä osallistumaan erilaisiin tapahtumiin ja toimintoihin Kuhmossa. Lisäksi mökkiläiskirjeellä halutaan aktivoida mökkiläisiä osallistumaan Kuhmon kaupungin kehittämiseen. Mökkiläisten osallistaminen koetaan nykyään erittäin tärkeäksi toiminnaksi.

Tarkoitus on, että Kuhmon mökkiläiset voivat vapaaehtoisuuteen perustuen ilmoittaa kaupungille tiedot verkkoasioinnin kautta. Verkkoasioinnin kautta mökkiläinen voi tilata mökkiläiskirjeen tai peruuttaa kirjeen. Verkkoasioinnin sähköisellä lomakkeella voi ilmoittaa mökkiläisrekisteriin uuden osoitteen, osoitteen muutoksen tai poiston.

Mökkiläisrekisteriin osoitetietojen ilmoittaminen perustuu täysin jokaisen mökkiläisen vapaaehtoisuuteen. EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018 määrittelevät, että mökkiläisrekisteriä varten on oltava asiaa koskeva tietosuojaseloste, joka on liitteenä.

Henkilötietojen suoja on osa yksityisyydensuojaa, joka on kansalaisen perusoikeus. Digitaalisten palvelujen yleistyessä tietosuoja on myös asiakkaan luottamuksen perusedellytys ja palvelun laadun tae.

Henkilötietojen käsittelystä säädetään mm. EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa, asetusta täsmentävässä tietosuojalaissa, Julkisuuslaissa sekä useissa viranomaisen toimintaa säätelevässä erityislaeissa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö määrittää myös sen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on suhteessa henkilötietojensa käsittelyyn.

Suostumus käsittelyperusteena

Suostumuksen perusteella henkilötietoja käsitellään silloin, kun käsittely ei perustu mihinkään lakisääteiseen tehtävään, yleiseen etuun, oikeutettuun etuun taikka sopimukseen. Esimerkiksi markkinointi ja viestintä hyödyntävät yhteystietoja mm. uutisviestinnässä. Tällainen yhteydenpito edellyttää vastaanottajan suostumusta, jonka tulee olla yksiselitteinen ja mahdollista peruuttaa. Suostumusta käytetään käsittelyperusteena esim. lasten valokuvaamisessa kouluissa ja päiväkodeissa sekä erilaisten kutsuvieraslistojen käsittelyssä. Suostumuksen perusteella käsiteltävä henkilötieto on poistettava, jos asiakas peruuttaa suostumuksensa (oikeus tulla unohdetuksi).

Lainmukaista käsittelyä on se, että kutakin palvelua varten kerätään vain olennainen tieto, jonka käsittely on välttämätöntä palvelun oikean kohdentamisen, mitoittamisen tai palvelutarpeen arvioinnin toteuttamiseksi (tietojen minimointi).

Asiakkaalla on aina oikeus selvittää, käsitelläänkö hänen tietojaan ja mitä tietoja hänestä on kaupungin rekistereihin tallennettu. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn perusteet selviävät rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista.

Asiointipalveluissa omien tietojen tarkastuksen voi suorittaa kirjautumalla itse asiointipalveluun, esim. Wilma tai Lupapiste. Mikäli omien tietojen tarkastaminen ei ole mahdollista suoraan asiointipalvelun kautta, voi omat tietonsa pyytää nähtäväksi tekemällä tarkastuspyynnön kaupungille.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Määttä Tytti

Päätösehdotus

 Kaupunginhallitus päättää perustaa Kuhmon mökkiläisrekisterin ja hyväksyy sitä koskevan tietosuojaselosteen, joka on liitteenä.

Päätös Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.